controllo a distanza - rilascio del provvedimento autorizzativo – INL, nota 14 aprile 2023, n. 2572
L’Ispettorato nazionale del lavoro ha fornito indicazioni in merito al rilascio delle autorizzazioni ai sensi dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 20 maggio 1970, n. 300) che traggono spunto dall’esperienza applicativa e dalle problematiche operative emerse anche in relazione all’evoluzione tecnologica dei sistemi adottati e che tengono conto degli orientamenti del Garante per il trattamento dei dati personali.
Preliminarmente, si ricorda che l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori prevede che:
- gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o dalle rappresentanze sindacali aziendali (RSA). In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, l’accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti possono essere installati previa autorizzazione dell’Ispettorato territoriale o, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, dall’Ispettorato nazionale;
- quanto sopra non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze;
- le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
codeterminazione - provvedimento autorizzativo
Fermo restando il divieto assoluto di controllo intenzionale a distanza, l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dei lavoratori deve necessariamente e prioritariamente essere preceduta dall’accordo collettivo con le RSA/RSU presenti in azienda.
L'accordo con le rappresentanze aziendali costituisce il percorso prioritario previsto dal legislatore e la procedura autorizzatoria risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione dell’assenza della RSA/RSU, ovvero del mancato accordo con esse.
Le istanze dovranno contenere, quindi, la dichiarazione di assenza delle RSA/RSU o la documentazione comprovante il mancato accordo.
Considerato che il bene giuridico tutelato dalla disposizione ha natura collettiva e non individuale, la carenza di accordo tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali aziendali o del successivo provvedimento autorizzativo (se l’accordo non è raggiunto o in assenza della RSA/RSU) non possono essere supplite dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori, restando in quest’ultimo caso l’istallazione illegittima e penalmente sanzionata, in quanto la tutela penale è apprestata per la salvaguardia di interessi collettivi di cui le rappresentanze sindacali sono portatrici, in luogo dei lavoratori.
aziende multilocalizzate
Le imprese con più unità produttive ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’INL - in caso di mancato accordo con la RSA/RSU o in assenza delle rappresentanze sindacali - in presenza di medesime ragioni legittimanti e avuto riguardo allo stesso sistema, possono presentare una sola istanza di autorizzazione all’Ispettorato territoriale il quale, previa verifica delle condizioni formali e sostanziali previste, emanerà un unico provvedimento valido per tutte le unità produttive interessate dall’istanza medesima.
Nel caso in cui una azienda sia già in possesso di un provvedimento autorizzativo e abbia intenzione di installare il medesimo sistema in una diversa unità produttiva, può presentare istanza di integrazione, nel rispetto della procedura sopra richiamata, purché l’impianto da autorizzare presenti i medesimi presupposti legittimanti e le stesse modalità di funzionamento di quello già autorizzato.
nuove aziende e assunzioni successive all’installazione
L’articolo 4 della legge n. 300 si applica alle aziende in cui sono presenti lavoratori, stante la finalità di tutela apprestata dalla normativa. Pertanto, l’Ispettorato può e deve intervenire solo in presenza di lavoratori, verificando che l’impianto corrisponda ai requisiti di legge al momento della presentazione dell’istanza.
Si possono però verificare le seguenti situazioni in riferimento all’installazione e all’utilizzo di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo:
- costituzione di una nuova azienda che, al momento della presentazione dell’istanza, non abbia in forza lavoratori, in quanto deve ancora completare i lavori nella sede in cui dovrà essere installato l’impianto, ma che prevede di avvalersi di personale non appena avviata l’attività. In tal caso sarà possibile presentare l’istanza per l’autorizzazione, che deve sempre precedere l’installazione dell’impianto, indicando nel modello di istanza il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività;
- l’azienda è già in esercizio, con impianto legittimamente installato e funzionante in assenza di lavoratori e deve procedere ad assunzioni di personale. In questo caso, pur avendo l’azienda già installato e messo in funzione l’impianto di videosorveglianza, potrà presentare istanza in un momento successivo ma dovrà produrre contestualmente attestazione che lo stesso impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro e che sarà messo nuovamente in funzione soltanto dopo l’eventuale provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato.
sistemi di geolocalizzazione
La nota evidenzia come, nel corso degli ultimi anni, si sia registrato un aumento delle istanze di autorizzazione riferite a sistemi di geo localizzazione (GPS) da installarsi sugli autoveicoli o su diversi dispositivi (es.: sistemi palmari, cellulari, computer, etc.).
Questi sistemi consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura in modo tale da permettere una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi e del loro tracciamento e, quindi, direttamente o indirettamente, anche del lavoratore che li utilizza.
Il Garante della privacy ha evidenziato che, nel rispetto del principio di necessità, la posizione del veicolo non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il perseguimento delle finalità legittimamente perseguite, e che tale principio deve essere rispettato anche nel caso di trattamenti di dati effettuati in esecuzione di obblighi assunti nei confronti della stazione appaltante.
I dati raccolti e trattati devono, pertanto, essere limitati a quelli strettamente necessari per il perseguimento delle finalità prestabilite e attinenti alle esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale, che costituiscono i presupposti di liceità di cui all’articolo 4 della legge n. 300 del 1970.
Di conseguenza, l’accesso ai dati da parte del datore di lavoro dovrà avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo, con la conseguenza che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro.
